Controle da Documentação no Condomínio

A cada mês, mais papeis se acumulam nos arquivos dos condomínios. Por isso, é importante se manter muito atento ao controle de entrada e saída. Muitos documentos devem sim ser arquivados com cuidado e por muito tempo – alguns até para sempre – como as plantas do condomínio e documentos referentes aos funcionários e impostos. Outros, podem ter uma vida mais curta.

Caso o Ministério do Trabalho, por exemplo, peça algum documento para o condomínio, esse deve entregá-lo em dois ou três dias. Já imaginou procurar um ou dois papéis no meio de uma bagunça enorme?

Além disso, as ações judiciais no Brasil, em sua grande maioria, somente aceitam provas documentais, ou seja, em papel. Sendo assim, guardar bem documentos como comprovantes de pagamentos de salários e direitos dos funcionários, como fundo de garantia, pode evitar problemas com a justiça.

Há quem opte por deixar uma parte dos documentos com a administradora. Sendo assim, deve-se checar se a empresa oferece esta facilidade e se cobra por este tipo de serviço. É importante também garantir que a mesma consegue localizar os documentos desejados em até dois dias. Nesses casos, ficam no condomínio a papelada referente aos funcionários e, na empresa, os outros.

Em  alguns casos, o síndico se sente mais seguro tendo todos os documentos sob a sua guarda – e responsabilidade. O ideal é que sejam guardados em uma sala de acesso restrito do condomínio, e não na casa do síndico, por exemplo.

Outra possibilidade é contar com a digitalização de documentos. Com um ambiente controlado por senha, o condomínio consegue oferecer a visualização dos papeis aos moradores. Nesse caso, o documento físico pode continuar com o síndico ou com a administradora

Para evitar que esses dados sejam acessados por quem não deve, os documentos devem ser criptografados em um servidor mantido em local físico com segurança e com back-up

Outra opção também é que os documentos mais importantes, como a convenção, regulamento interno, ata da última eleição do síndico e de assembleias sejam microfilmados em cartório. Dessa forma, caso o local passe por alguma situação extrema, os documentos mais importantes estão assegurados.

Confira uma lista com os principais documentos que fazem parte da administração de um condomínio e o tempo que devem ser arquivados, segundo orientações dos especialistas consultados, Procon e Idec (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor):