Ordem na papelada

Como toda empresa, os condomínios legalmente constituídos também possuem uma série de documentos que precisam ser armazenados de maneira adequada e os síndicos são os responsáveis por esta tarefa e por entregá-los em perfeitas condições aos que os sucederem.

Seja para uma auditoria, para demonstrar a transparência da gestão, comprovar pagamentos, consultar informações ou outra finalidade, é importante que os documentos e comprovantes estejam sempre organizados, pois são eles que guardam todo o histórico do condomínio.

Os documentos em geral sejam guardados por cinco anos. “Neste período deve ser guardada a documentação contábil, o que inclui o balancete, notas fiscais, recibos e comprovantes. Além dessa documentação deve ser observada a parte trabalhista, que precisa ser guardada por no mínimo sete anos, para precaução de uma ação trabalhista. As guias pagas de FGTS aconselha-se que sejam guardadas por dez anos”.

A cada mês, mais e mais papéis se acumulam nos condomínios, no entanto, não é recomendável que fiquem na residência do síndico. O ideal é que o condomínio tenha um local restrito, com acesso somente ao síndico, para que os documentos sejam arquivados em segurança.

Há condomínios que optam por deixar uma parte dos documentos com a administradora. Nesses casos, toda a documentação deve ficar disponível para consulta dos condôminos. Ela explica que para facilitar o acesso, o escritório separa os documentos em três grupos: uma pasta para a documentação de empregados (Férias, 13º, contratos, RAIS, INSS, FGTS etc.); uma pasta para a parte burocrática (Contratos, garantias, advertência a condômino, documentos de síndico e outros) e uma terceira categoria, que inclui toda a parte financeira, onde ficam todas as notas fiscais, recibos, extratos de conta, valor recebido de condôminos e o balancete mensal.

Prestação de contas

 

A maioria dos condomínios prefere arquivar os documentos anexados à prestação de conta. “Normalmente os documentos não são retirados do escritório, pois ficaria muito difícil para uma análise de prestação de contas a ausência de notas fiscais ou guias de recolhimento de impostos, ou até mesmo para comprovar junto aos demais condôminos se o que saiu da conta foi efetivamente utilizado para pagar uma determinada despesa”.

Nesse caso, o condomínio deve fazer uma cópia de documentos importantes e arquive em pastas separadas por tipo e por ordem de mês. “Dessa forma fica fácil a identificação de pagamento e o acompanhamento da prestação de contas de maneira organizada”.

A Lei 12.007/09 que obriga que empresas públicas e privadas prestadoras de serviços enviem anualmente a seus clientes uma declaração de quitação de débito, evitando que sejam guardados os documentos pagos mês a mês. De acordo com a lei, teoricamente o condomínio, ao ser cobrado de uma fatura em aberto, não precisaria recorrer às prestações de contas para localizar o pagamento, bastando para isso apresentar a declaração de quitação. Porém,  essa prática não diminui o volume de papel, pois os condomínios devem manter suas prestações de contas com os comprovantes individuais devidamente arquivados. “Para simples comprovação de pagamento pode ser guardada somente a quitação anual, mas a eliminação dos recibos individuais é impossível, pois teriam que ser retirados da prestação de contas”.