Nos poucos minutos necessários para ler este artigo, você muito provavelmente vai fazer uma pausa para dar uma olhada no celular, responder a uma mensagem de texto, passar para o seu computador de mesa para ler um e-mail do subgerente, ou dar uma olhadinha nas mensagens do Facebook ou do Twitter que vão aparecendo no canto da sua tela. Fora da tela, no seu escritório sem paredes, uma conversa de outras pessoas sobre o filho pequeno da colega pode atrair você para longe, ou um colega pode dar uma paradinha na sua mesa para fazer uma pergunta rápida.
E os chefes ainda perguntam por que hoje em dia é tão difícil realizar qualquer tarefa.
A distração no escritório não é nenhuma novidade, mas à medida que as telas se multiplicam e os gerentes pressionam os funcionários estressados para que façam mais com menos, o problema está piorando e afetando os negócios, pelo que informam as empresas.
Embora as firmas reclamem que os funcionários perdem tempo surfando na internet, algumas estão percebendo que elas mesmas também têm culpa pelo problema.
Embora a tecnologia digital tenha levado a aumentos significativos na produtividade, a jornada de trabalho moderna parece feita sob medida para destruir a atenção individual. Os escritórios de ambiente aberto e a ênfase no trabalho colaborativo deixam os funcionários sem isolamento da conversa dos colegas. Uma maré incessante de reuniões e e-mails internos implica que os funcionários têm que se esforçar, cada vez mais, para fazer seu “trabalho de verdade”, bem, nas horas vagas. E a sedução tentadora das mensagens das redes sociais e atualizações de status também levam os funcionários a interromper seu trabalho.
“É uma epidemia”, diz Lacy Roberson, diretora de aprendizagem e desenvolvimento organizacional na eBay Inc. Na maioria das empresas, é uma luta “para realizar as tarefas do dia-a-dia, com todas essas coisas que não param de chegar até você”, diz ela.
Os funcionários de escritório são interrompidos – ou interrompem a si mesmos – mais ou menos a cada três minutos, segundo estudos acadêmicos, com inúmeras distrações que não param de surgir, tanto em forma digital como humana. Uma vez interrompido o raciocínio, pode demorar até 23 minutos para o funcionário voltar à sua tarefa, diz Gloria Mark, professora de informática da Universidade da Califórnia que estuda a distração digital.
As empresas estão experimentando estratégias para manter os funcionários focados. Algumas estão limitando os e-mails – algumas, até, proibindo por completo – enquanto outras estão reduzindo o número de projetos que um funcionário pode assumir de cada vez.
No ano passado, Jamey Jacobs, vice-presidente de um setor da Abbott Vascular, divisão da empresa de saúde Abbott Laboratories, ficou sabendo que seus 200 funcionários estavam muito estressados por tentar comprimir mais trabalhos, de forma intensa e concentrada, em meio ao turbilhão diário de e-mails e reuniões.
“Ficou frustrante para eles, pessoalmente, não conseguir cumprir as tarefas que queriam realizar”, diz ele. Nas reuniões os participantes ficavam checando o e-mail, tentando realizar várias tarefas ao mesmo tempo e, nesse processo, esquecendo-se do seu foco.
A solução para a equipe de Jacobs incluiu uma tecnologia de escritório que anda muito esquecida: o telefone.
Jacobs e o consultor de produtividade Daniel Markovitz descobriram que os funcionários se comunicavam quase inteiramente por e-mail, quer o assunto fosse banal, como um bolo servido na sala de descanso, ou urgente, como um problema de equipamento.
Os dois instruíram os funcionários para que se guiassem pela importância e a complexidade da mensagem para definir se deviam usar o celular, o telefone do escritório ou o e-mail. As mensagens urgentes e as questões complexas mereciam um telefonema ou uma conversa pessoal, e o e-mail ficou reservado para as mensagens que podiam esperar.
Roberson, da eBay, instituiu recentemente uma política de não permitir nenhum dispositivo durante algumas reuniões de equipe, mudança que, segundo ela, vem tornando as reuniões mais eficientes.
Nem todas as distrações no local de trabalho prejudicam a produtividade. Mark, a professora da Califórnia, descobriu que as pessoas tendem a trabalhar mais rápido quando sabem que haverá interrupções, comprimindo as tarefas em períodos mais breves. A exatidão do trabalho sofreu pouco em meio às interrupções frequentes, mas o estresse dos funcionários aumentou significativamente.
No grupo de Software e Serviços da Intel Corp., de 14.000 pessoas, os analistas estavam preocupados por não ter tempo para pensar profundamente sobre os problemas porque passavam boa parte do tempo dando conta das tarefas do dia-a-dia. Assim, há alguns meses os gerentes decidiram testar um programa piloto que permite aos empregados reservar várias horas por semana para o trabalho concentrado.
Durante quatro horas semanais de “tempo para pensar”, monitoradas por meio de calendários e planilhas de trabalho coletivas, não se espera que o funcionário responda a e-mails ou participe de reuniões, a menos que seja algo urgente, ou que esteja trabalhando em um projeto colaborativo.
Como resultado, pelo menos um funcionário já desenvolveu um pedido de patente nessas horas, enquanto outros deram conta das tarefas que não conseguem realizar durante os dias de trabalho frenéticos, diz Linda April, uma gerente nesse grupo.
Dezenas de empresas de software já desenvolveram produtos para dominar os e-mails que chegam aos funcionários, que vão de software de gerenciamento de tarefas até programas que examinam e classificam os e-mails; mas sua eficácia é limitada se não houver mudanças organizacionais.
Talvez nenhuma empresa tenha enfrentado o problema do e-mail com tanto prazer como a Atos, empresa de serviços globais de tecnologia da informação sediada perto de Paris, com 74.000 empregados.
Depois que um estudo interno constatou que os funcionários passavam cerca de duas horas por dia administrando seus e-mails, a empresa prometeu eliminar gradualmente, por completo, os e-mails internos.
Os funcionários ainda podem mandar e-mails para os clientes externos, mas a orientação da gerência é que se comuniquem com os colegas por meio de uma rede social interna que a empresa começou a implementar há alguns meses, diz Robert Shaw, diretor global da iniciativa ” E-mail Zero”.
A Atos informa que ainda é muito cedo para dizer se o experimento teve sucesso, mas em um manifesto contra os e-mails publicado no site da empresa, o diretor-presidente Thierry Breton compara os esforços da Atos para reduzir o acúmulo de lixo digital às “medidas para reduzir a poluição ambiental depois da revolução industrial.”Fonte:Valor
