Com alguns cuidados é possível transformar as assembleias em eventos mais construtivos e multiplicar a participação de moradores
Em condomínios é a assembleia o palco, por excelência, da participação dos condôminos. Por isto a sua preparação e realização é tão importante, exigindo maior atenção do síndico. Ponto fundamental na visão dos especialistas é o respeito às regras de convocação e a elaboração de uma pauta em consonância com as questões mais pertinentes para os moradores. Isto requer conhecimento do que diz a convenção e o regimento interno, além de diálogo frequente com os condôminos para saber de seus interesses.
É o que orienta a gestora condominial Simone Ramos. Com a experiência de quem é síndica profissional há 14 anos, ela investe no planejamento prévio das assembleias como quem organiza um grande evento. “É fundamental saber para quem estamos preparando esta reunião, quais são as suas expectativas e o que temos para apresentar para eles. Tendo isto, é preciso oferecer um ambiente descontraído, comidinhas e bebidas leves para dar um toque intimista de uma reunião entre amigos”, aconselha.
Para ela, além da informação, a apresentação faz toda a diferença. “Planilhas, gráficos, relatórios de especialistas, circular enviada com antecedência aos moradores. Em alguns casos convido as empresas para apresentarem suas propostas de diretamente para os moradores. Desta forma, eles têm a oportunidade de tirar todas as suas dúvidas, antes de votar. Os condôminos ficam mais seguros e eu mais tranquila”, afirma.
Pulso firme – Outras recomendações importantes são feitas pela administradora Catarina Lowndes. Ela aconselha que durante a assembleia, a postura do síndico seja a de um mediador, conciliador, porém firme. Discussões devem ser interrompidas com o pedido de que o presidente da mesa registre o ponto de vista de cada um, com observação para a exclusão do que for de ordem pessoal, ou não diretamente relacionado à questão em pauta.
“Isto evita que discordâncias sejam transformadas em ofensas mútuas”, alerta. O alerta é importante, pois ofensas são passíveis de ações por calúnia e difamação, além de ações por danos morais. Os moradores devem ser alertados sobre isso.
Ação preventiva – É comum moradores revoltarem-se contra medidas decididas em assembleias às quais não compareceram. Devem saber que, desde que respeitadas as votações mínimas exigidas por lei, as decisões de uma assembleia são soberanas. Isto significa dizer que, se uma minoria presente em uma reunião resolver aumentar a quota do condomínio, por exemplo, estará decidido. “Estando o tema em pauta na convocação, não há como reclamar, nem judicialmente”, afirma Catarina. Esta informação deve ser divulgada a exaustão.
O cumprimento do horário estabelecido para início e término das assembleias é fator que garantirá maior adesão nos próximos encontros. Todos devem ser alertados quanto a isto e o tempo para as intervenções deve ser controlado. Afinal, ninguém mais tem tempo a perder.
“Quanto menor o espaço para discursos durante a reunião, mais rapidamente os temas serão apresentados e as decisões tomadas”, complementa Simone.
Estilo happy hour – Geralmente, as assembleias são realizadas à noite, quando as pessoas retornam de seu trabalho já cansadas, quando não estressadas também. Por isto, uma boa dica é transformar esse momento em uma reunião informal. “É uma oportunidade de oferecer aos moradores um momento para relaxarem depois do trabalho”, defende Simone. Ela aconselha abolir as cadeiras organizadas como nas escolas. Posicionando as mesas nas laterais e retirando-se as cadeiras ganha-se espaço para que as pessoas transitem livremente e possam conversar umas com as outras. Música ambiente também ajuda a criar um clima mais informal.
Limitando as procurações – Para evitar desgastes e desavenças desnecessárias nos condomínios devem ser estabelecidos critérios para a utilização de procurações.
“Exija o reconhecimento de firma para as assinaturas e um prazo de validade para as procurações que não se restrinjam a um determinado tema. O assunto ou tema para as procurações também devem ser especificados. Se é sabido que um morador tem procurações suficientes para decidir sozinha, por que os demais perderão seu tempo indo à assembléia?”, orienta Catarina.
Com iniciativas simples, pode-se garantir quóruns mais expressivos. Experimente e conquiste maior adesão dos condôminos nas próximas assembleias.
