A primeira providência seria marcar duas reuniões: uma com o subsíndico (se houver) e com o Conselho; outra com a empresa administradora, se o condomínio usar o serviço.
Se o síndico se ausentar em janeiro, pode ser preciso nomear por escrito um preposto, uma pessoa que vá representar o condomínio em eventuais audiências na Justiça. É recomendável que o documento tenha firma reconhecida.
O período das festas é de férias forenses, portanto não há audiências nestes dias.
Também é bom conferir se o zelador tem todas as informações necessárias para o período.
Tratar com subsíndico/conselho
– Quem vai responder pelo condomínio no período (a prioridade é para o subsíndico)
– O responsável deve ter uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno
– Elencar pagamentos que devem ser feitos no período, se não for possível agendar pela internet e/ou se o condomínio não contar com empresa administradora
– Observar funcionários que terão concessão de férias no período, assinando os respectivos papéis e prevendo o pagamento do 1/3 legal.
– O síndico pode deixar com o responsável um telefone de contato, para emergências.
-Tratar com a administradora
– Ao gerente de condomínio da empresa, informar período que estará fora.
– Autorizar os pagamentos necessários no período, sempre discriminados.
– Organizar/ autorizar escala de que funcionários trabalharão no Natal e na passagem do ano.
Tratar com o zelador
– Certificar-se de que o zelador tem os telefones abaixo, para qualquer eventualidade:
Administradora do condomínio (se tiver);
Subsíndico e/ou membro (s) do conselho;
Empresa de conservação/manutenção do elevador;
Empresa de segurança / monitoramento (se tiver);
Demais empresas de manutenção (portões, bombas etc.);
Delegacia mais próxima/ telefone para emergências;
Corpo de bombeiros da região/ telefone para emergências;
– Certificar-se de que há um Livro de Ocorrências na portaria, para registrar desrespeitos ao Regulamento Interno e quaisquer outros problemas que possam ocorrer.
Desrespeitos ao Regulamento Interno
– O período de férias é o de maior uso da área de lazer do condomínio. É também a época mais propícia a desrespeitos ao RI, como abuso no volume de rádios, horário de uso dos equipamentos etc.
– Por isso, tanto o responsável pelo condomínio no período quanto o zelador têm de estar instruídos a respeito
– Para o responsável, é importante ter a Convenção e o Regulamento Interno em mãos para saber quais as medidas devem ser tomadas com respaldo legal
– Para o zelador, é preciso orientar ao uso do Livro de Ocorrências.
– Além disso, quando constatada alguma infração, o zelador deve apenas informar ao condômino que ele está desrespeitando as normas do condomínio, e comunicar o caso o mais rapidamente possível ao subsíndico ou conselheiro que está respondendo pelo condomínio no lugar do síndico.
Segurança
Os períodos de férias e festas de final de ano costumam apresentar maior incidência de assaltos a condomínios. Por isso, é muito importante orientar e alertar o zelador quanto aos riscos nestes períodos.
Pequenos descuidos podem ser a oportunidade exata que o ladrão estava aguardando para invadir o condomínio.
Fonte: Secovi
